Projektglossare richtig erstellen
Umfangreiche Projekte entwickeln sich häufig zur echten Herausforderung, weil sie viel Neues mit sich bringen und den Teammitgliedern einiges an Lernbereitschaft abverlangen. Gerade in Projekten die bereichsübergreifend oder sogar unternehmensübergreifend sind, prasseln eine Vielzahl unbekannter Begriffe auf die Beteiligten ein: Abteilungen, Maßnahmen, Produkte, Verfahren, Vorschriften uns vieles mehr. Da kann schnell der Überblick verloren gehen. Im Eifer der Projektarbeit entstehen dann schnell Missverständnisse und Fehler, die die Qualität des Ergebnisses beeinträchtigen.
Hier hilft ein Projektglossar. Das Team erstellt sozusagen sein eigenes kleines Lexikon, in dem alle projektbezogenen Begriffe erläutert werden und sich Verweise auf weiterführende Informationen wie Dokumente oder Ansprechpartner finden. Wer ein solches Glossar anlegen und pflegen möchte, wird zunächst bei vertrauten Produkten wie Word und Excel landen. Es zeigt sich jedoch schnell, dass diese Programme für ein qualifiziertes Projektlexikon nur bedingt geeignet sind: Beide Programme ermöglichen zwar das Anlegen und alphabetische Sortieren von Listen, die Sortierung muss aber nach jedem neuen Begriff etwas umständlich wiederholt werden. Möchte man von einem Begriff zum anderen einen Verweis als Hyperlink setzen, geht das noch mit etwas Mühe in Word, in Excel scheitert man jedoch. Kurz: wächst das Projekt - und damit das Projektglossar - wird die Pflege umständlich.
Hier hilft lexiCan (www.lexiCan.de). Die innovative Software erleichtert das Anlegen und Verwalten von Projektglossaren erheblich und ist sogar für umfangreiche Projektdokumentationen geeignet. Der Anwender bestimmt selbst die zu erklärenden Begriffe, die automatisch in einem alphabetischen Index abgelegt werden. Die Erläuterung erfolgt nicht etwa in Datenfeldern, wie man das von herkömmlichen Datenbanken kennt. In lexiCan kann sich die Beschreibung ganz nach den Erfordernissen des Autors richten: Je nachdem werden die Begriffe mit Texten, Abbildungen und Tabellen erläutert. Vorhandene Dateien können angehängt und direkt aus lexiCan gestartet werden. Verweise von einem Begriff zum anderen lassen sich problemlos mit einem Mausklick als Hyperlink erstellen. Mit der Gliederungsfunktion können die angelegten Begriffe inhaltlich strukturiert und so nach Themen geordnet werden. Dabei können Begriff sogar mehrfach zugeordnet werden. Auch komplexe Zusammenhänge sind also im Vergleich zu anderen Programmen sehr einfach abzubilden. Anwender die einen bestimmten Inhalt suchen, finden diesen also über den alphabetischen Index oder durch die Gliederung. Spätestens aber über die leistungsstarke Volltextsuche, die Fundstellen nach ihrer Relevanz angezeigt.
Das Glossar wird dem Projektteam zugänglich, ohne das jedes Teammitglied mit einer eigenen Lizenz ausgestattet wird. Denn mit einem Mausklick werden die Inhalte in eine Webseite exportiert. Die sieht sogar sehr ansehnlich aus, denn die Darstellung der Webseite entspricht genau der Darstellung in der Software, es stehen hierzu mehrere Formatvorlagen zur Verfügung. Auch in Export in Word steht zur Verfügung. Nützlich sind auch die Zusatzfunktionen. lexiCan importiert beispielsweise ganz einfach Artikel aus Wikipedia. Die integrierte Quellenverwaltung ermöglicht das Zuweisen von Referenzen. Es kam schon vor, das Projektteams mit einem Projektglossar in lexiCan begonnen haben und am Ende gleich die gesamte Projektdokumentation über dieses leistungsfähige Tool erstellt haben.
Die Standardversion der Software ist kostenlos. Damit lassen sich beliebig viele Glossare, so genannte Wissensgebiete, erstellen. Diese sind jedoch jeweils auf dreißig Begriffe beschränkt. Die unlimitierte Pro-Edition ohne Beschränkung der Begriffsanzahl kostet einmalig 29,90. Beide Editionen sind erhältlich unter www.lexiCan.de.
Günther Eufinger
eufinger [at] gmx.com