Die Zeiterfassung – spart Zeit und Kosten

Zeiterfassung, was ist das schon, und wer braucht das schon?
Nun, was es ist lässt sich sehr einfach in wenigen Worten beschreiben.

Eine Zeiterfassung setzt sich in der Regel zusammen aus einem Zeiterfassungsterminal, eher bekannt als die Stempeluhr, und einer Software die diese gestempelten Zeiten aufnimmt und weiterverarbeitet.

Eine gute Zeiterfassung zeichnet sich dadurch aus, dass die genommenen Zeiten nicht einfach nur wahllos in irgendeiner Form in einer Datenbank gespeichert werden, sondern dass diese Zeiten anhand von zuvor definierten Arbeitszeitmodellen bewertet werden, und die im Modell hinterlegten Pausen herausgerechnet werden.

Die Tagesmodelle selbst werden normalerweise in Wochen-, Springer-, oder Schichtmodelle zusammengefasst.
Bei Schichtbetrieb, oder unklaren Arbeitszeiträumen, auch über Nacht, eignen sich eher Springer-, und Schichtmodelle, anhand derer dann die Zeiterfassungssoftware das zu den Stempelungen am besten passende Modell heraussuchen sollte.

Alle anderen Regelungen, wie z.B. Gleitzeit oder Teilzeit, können mit einem normalen Wochenmodell abgedeckt werden.
Dabei ist es üblich innerhalb der bewerteten Zeit noch einen Zeitraum zu definieren, in dem die Mitarbeiter zwingend anwesend sein müssen, die Kernzeit.

Als Auswertmöglichkeiten stehen in der Zeiterfassung Wochen-, Monats- und Jahresübersichten zur Verfügung, ebenso wie die zeitnahe Anzeige von An-/Abwesenheitsstati und sogenannte Normabweichungen die z.B. eine Verletzung der Kernzeit oder des Pausenzeitraums, sowie vergessene Stempelungen melden.
Die Normabweichungen können auch als automatische Buchungsantwort an das Zeiterfassungsterminal gesandt werden, so sieht der Arbeitnehmer sofort, dass ihm z.B. noch eine Buchung fehlt, was dem Sachbearbeiter das lästige Nachfragen erspart.

Wo wird nun Geld und Zeit gespart? Ganz einfach, so entfällt z.B. das zeitaufwändige manuelle Erfassen der Kommt/Geht Zeiten in z.B. Excel, ebenso wie das Berechnen der Anwesenheitszeit, Mehrarbeit und Salden und die Verwaltung der Abwesenheiten. Ebenfalls möglich und üblich ist die Lohnartenberechnung in der Zeiterfassung und deren Übergabe in das Lohnsystem.
Und ganz nebenbei werden durch die sekundengenaue, automatische Erfassung der Stempelungen Fehler und Ungereimtheiten in den Zeitsummen vermieden.
Ganz zu schweigen von den meist integrierten Auswertungen die automatisch erstellt und gedruckt werden können, und so den Überblick erleichtern.

Womit die Frage nach dem " Wer " eigentlich auch schon beantwortet wäre - jeder Betrieb!
Wer welche Art der  Zeiterfassung braucht, sollte im Einzelfall immer nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten entschieden werden.

Übrigens, nach einem Urteil des BAG von 2005 können Arbeitnehmen, die die Zeiterfassung absichtlich manipulieren fristlos gekündigt werden.

Stephan Schmuck
Schmuck [at] gecosoft.com